檔案管理在國家電網(wǎng)公司農(nóng)村電網(wǎng)改造工程中有著十分重要的推動與借鑒作用,但是人們往往忽視這項工作,實際上農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案管理工作應當貫穿于整個農(nóng)村電網(wǎng)改造工程的各個環(huán)節(jié)和始終,完善農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案工作者要采取有效措施,盡量使農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案資料完備、標準,達到國家有關(guān)要求,以確保農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案管理發(fā)揮其應有的作用。
一、完善農(nóng)村電網(wǎng)改造工程的必要性
電是新時代當今社會運行的動力,沒有電的社會是難以想象的,但在我國許多農(nóng)村,用電不暢、用電太貴、用電太難一直嚴重制約著當?shù)亟?jīng)濟的發(fā)展和人民群眾生活水平的提高。
1998年以前,在農(nóng)村“三電現(xiàn)象”(人情,權(quán)力電、關(guān)系電)和“三亂現(xiàn)象”(亂收費、亂加價、亂攤派)大量存在,同時農(nóng)村電力設備普遍老化,線損耗電巨大,不僅導致農(nóng)村生活中安全隱患增多,而且作為不必要的電力運行成本攤派到農(nóng)村電價中,在一定程度上加大了農(nóng)民的負擔。
1998年10月,國務院下發(fā)文件,批轉(zhuǎn)了國家計委關(guān)于完善農(nóng)村電網(wǎng)建設與改造的請示,并將其確定為擴大內(nèi)需的重要投資領(lǐng)域,國家要求按照“兩改一同價”(即農(nóng)電體制改革、農(nóng)網(wǎng)改造和實現(xiàn)城鄉(xiāng)同網(wǎng)同價)的原則,對城鄉(xiāng)低壓電網(wǎng)實行統(tǒng)一管理,取消各級政府的價外加價。經(jīng)過幾年的農(nóng)村電網(wǎng)改造,使當?shù)剞r(nóng)村的用電問題得到大大的改善,到目前,全國已有約99.8%以上的縣實現(xiàn)了縣內(nèi)居民生活用電同價。大大減輕了農(nóng)民的負擔,同時用電條件和供電質(zhì)量的改善也有力地刺激了地方農(nóng)村對電力的需求,有力地促進了地方農(nóng)村經(jīng)濟的發(fā)展。
完善農(nóng)村電網(wǎng)建設與改造工程可以改善農(nóng)村用電環(huán)境,農(nóng)村電網(wǎng)改造后供應的可靠性大大增強,停電、斷電現(xiàn)象得到有效杜絕,減輕農(nóng)民負擔,農(nóng)村電量消費大幅增加,提高農(nóng)民生活質(zhì)量,對地方新區(qū)(開區(qū))、地方新城市用電安全、區(qū)農(nóng)產(chǎn)品的就地轉(zhuǎn)化和糧食深加工以及農(nóng)民增收帶來深遠的影響。
二、完善檔案管理在農(nóng)村電網(wǎng)改造工程的作用
多年來,國家電力公司《農(nóng)村電網(wǎng)建設與改造工程檔案管理辦法》規(guī)定,為了有效加強完善農(nóng)村電網(wǎng)建設改造工程檔案管理工作,充分發(fā)揮農(nóng)村電網(wǎng)建設改造工程檔案資料在基層國網(wǎng)供電公司企業(yè)管理生產(chǎn)(運行)、保供電設備維護和電網(wǎng)建設與改造工程管理中的作用。各建設項目法人單位(含建設項目委托管理單位)要根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律、規(guī)定和辦法的要求,建立完善農(nóng)網(wǎng)建設改造工程檔案,完善農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程檔案內(nèi)容,指凡是列入農(nóng)網(wǎng)建設與改造規(guī)劃的所有項目,從前期項目提出,到建成投產(chǎn)全過程中形成的應當歸檔保存的全部文件材料。包括:項目的提出、調(diào)研、可研、評估、決策、批復、勘測、設計、招投標、物資供應、施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試、生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)、工程竣工驗收等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、會計核算材料、聲像及電子文件等各種形式的文件材料和載體,要求各種文件、資料原件齊全歸檔。
完善農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程檔案工作要做到與工程進度同步進行。凡是農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程涉及的設計、施工、監(jiān)理、物資供應等單位或部門,要明確檔案資料的收集范圍和管理職責,做好農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程項目文件材料的形成、積累、整理、移交、歸檔和保管利用工作,確保農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。
完善農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程檔案要進行統(tǒng)一規(guī)范,建檔立卷,分類保管,可以做到有據(jù)可查。
完善農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程檔案的作用:農(nóng)網(wǎng)改造工程投資大、范圍廣、項目多、工期緊、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復雜,其形成的農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案資料種類多、數(shù)量大。
這些檔案資料既是農(nóng)網(wǎng)改造工程管理水平的真實記載,又是鑒定農(nóng)網(wǎng)改造工程質(zhì)量、界定相關(guān)責任的重要依據(jù),還是工程竣工后設備運行管理、電網(wǎng)長遠建設和發(fā)展的重要基礎(chǔ)資料,其作用十分重要檔案。
完善農(nóng)網(wǎng)改造檔案的建設要以利用為本,它在工程中的管理效應可從以下幾方面體現(xiàn):
一完善農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理是合理控制工程造價,使有限的資金得到充分利用;
二完善農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理是有效減輕農(nóng)民負擔;
三完善農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理是為項目后評估提供依據(jù);
四完善農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理是服務于電網(wǎng)運行與發(fā)展,是電網(wǎng)運行和發(fā)展的重要依據(jù);
五是作為界定責任的法律依據(jù),一旦出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛,便可以依靠詳實的農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案資料維護自身的合法權(quán)益;
六是發(fā)揮農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案資源的信息優(yōu)勢,可以充分發(fā)揮自身在提供檔案信息方面的原始權(quán)威和準確可靠的獨特優(yōu)勢,更廣泛地實現(xiàn)檔案的價值。
三、做好完善農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案管理的措施
1、積極主動宣傳、協(xié)調(diào)、配合,爭取領(lǐng)導的支持和重視農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案。農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理人員的早期參與,主動服務和協(xié)調(diào)配合是做好農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案工作的前提與保障。必須成立各級農(nóng)網(wǎng)改造檔案管理領(lǐng)導小組,組長由公司一把手擔任,成員包括檔案室主任、兼職檔案管理員和各部門主要負責人,形成了自上而下的檔案管理網(wǎng)絡;配備計算機、復印機等現(xiàn)代化設備及大量的檔案用品,為農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案工作提供有力保證;公司領(lǐng)導要經(jīng)常強調(diào)和過問檔案工作,及時協(xié)調(diào)檔案收集、移交、質(zhì)量等方面存在的問題。
2、抓住農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理特點,把農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理滲透到農(nóng)網(wǎng)改造工程管理的全過程。農(nóng)網(wǎng)改造工程包括110kV和35kV輸變電工程、10kV及以下配電網(wǎng)工程、自動化工程、縣級城網(wǎng)改造等各類工程檔案。
農(nóng)網(wǎng)建設與改造檔案資料,指凡是列入農(nóng)網(wǎng)建設與改造規(guī)劃的所有項目,從前期項目提出,到建成投產(chǎn)全過程中形成的應當歸檔保存的全部資料文件檔案。
所有資料又可分為規(guī)章制度、工程管理資料、單項工程資料等,推行”分級管理、分系操作、分段形成、分類歸檔”檔案管理模式。分級管理就是農(nóng)網(wǎng)改造檔案實行省、市、縣”三級管理”,分系操作就是農(nóng)網(wǎng)改造涉及到的設計、施工、監(jiān)理、財務、安監(jiān)、審計、檔案、物資供應、工程管理和政府有關(guān)職能部門(單位),按其承擔職責提交符合管理標準的資料、文件。分段形成就是農(nóng)網(wǎng)改造工程資料經(jīng)過前期準備、施工管理、竣工驗收三個階段形成,資料整編的套數(shù)、深度、質(zhì)量達到國家標準和項目法人的相關(guān)檔案要求。
分類歸檔就是將農(nóng)網(wǎng)改造資料歸納為110kV和35kV輸變電工程、自動化工程(包括縣級自動化、配電自動化、MIS、遠程抄表系統(tǒng))、10kV及以下配電網(wǎng)工程、縣級城網(wǎng)改造、農(nóng)民集資收費、施工安全管理、工程竣工驗收申報材料、工程竣工后評估八類。其中輸變電工程、自動化工程,按單項工程項目立卷歸檔,10kV及以下配電網(wǎng)工程實行單項工程與綜合打捆資料相結(jié)合的方式立卷歸檔;農(nóng)民集資費用管理臺帳檔案、施工安全管理資料按綜合打捆方式立卷,并分別由農(nóng)電、安監(jiān)部門或施工單位管理保存檔案。
3、整章建制、落實農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案責任。要制定《城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設改造檔案資料管理規(guī)定》,編制《農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程資料管理標準》、《農(nóng)網(wǎng)建設與改造工程資料管理樣本》。通過制訂檔案管理制度,明確農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案工作的基本原則、歸檔范圍、歸檔要求及相關(guān)責任,對重要檔案資料的狀況及其流向?qū)嵭袡n案專業(yè)人員追蹤管理,使農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案的收集、整理、流向、歸檔有章可循,做到組織落實、責任落實、人員落實、任務落實,形成各級部門齊抓共管的良好局面。
4、實施動態(tài)農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理、講求考核實效。農(nóng)網(wǎng)改造檔案管理貫穿工程全過程,工程的管理、設計、施工和監(jiān)理人員對農(nóng)網(wǎng)工程的情況更為了解,大量的資料產(chǎn)生于他們手中,而且他們還是今后利用農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案的主體,完整、規(guī)范的檔案是農(nóng)網(wǎng)改造工程建設者和檔案管理人員共同創(chuàng)造的結(jié)果。因此,工程管理和技術(shù)人員在工程進展的每個階段,對形成的原始資料先行自查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,保證原始資料形成的真實性和準確性檔案。
工程及檔案管理人員根據(jù)農(nóng)網(wǎng)改造工程的進展情況進行階段性檢查驗收活動,在檢查工程質(zhì)量和進度時,同時檢查原始資料或記載的管理情況;在對工程質(zhì)量進行評比時,同時評定工程檔案的質(zhì)量;對工程檔案管理不規(guī)范、問題嚴重的單位及時進行通報批評。這種事前介入、事中監(jiān)管、事后考核的動態(tài)管理模式,既可以提高工程技術(shù)人員參與管理的意識和責任,又有利于農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理人員的指導和監(jiān)督。
5、突出管理農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案重點,確保檔案資料完備。為實現(xiàn)農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理的系統(tǒng)和準確,在農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理過程中,應突出管理重點:積累政策文件檔案。
對在農(nóng)網(wǎng)改造進程中,政府有關(guān)部門在工程實施中出臺的宣傳發(fā)動、投資管理、集資收費、稅收交費、青苗賠償、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗收、工程審計等方面管理政策或文件檔案,要進行重點收集檔案,并要求各級人員認真學習貫徹,使文件精神得到落實。
重視設備調(diào)試資料管理。農(nóng)村中低壓電網(wǎng)改造的設備試驗報告是工程檔案管理的薄弱環(huán)節(jié),為此,必須對配電設備的試驗項目和試驗報告進行檔案規(guī)范,為配電網(wǎng)的運行管理奠定基礎(chǔ)。建立農(nóng)民出資費用管理臺帳檔案。農(nóng)網(wǎng)改造是民心工程,對農(nóng)民出資費用按照”嚴格收費標準、嚴格收費程序、嚴格使用范圍、嚴格資金管理”的原則進行檔案管理,具體體現(xiàn)在以鄉(xiāng)(鎮(zhèn))為單位建立農(nóng)民出資費用管理臺帳,做到據(jù)實收取、??顚S?、多余資金退還,切實減輕農(nóng)民負擔。注重非文本資料管理。音像、圖片、電子文檔等非文本檔案資料因其形式簡單、直觀,記錄真實、迅速,具有較強的客觀性、透明性和不可替代性,其價值是文字資料無法比擬和替代的。
為此,要對音像、圖片及電子文檔資料的收集管理和提供利用作出規(guī)定,為農(nóng)網(wǎng)改造工程重大事件、事故、改造前原貌留存生動的原始資料。
提高農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案圖紙質(zhì)量。圖紙是農(nóng)網(wǎng)改造工程項目建設的依據(jù)或建設結(jié)果的實際反映。
農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案圖紙必須按照國家有關(guān)規(guī)定進行編制,并認真核對審查,基本做到農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠,簽字手續(xù)完備,準確地反映農(nóng)網(wǎng)改造工程竣工時的實際情況。嚴格歸檔審核。審核文件、資料是否為原件,合同表格的簽名、蓋章手續(xù)是否完備,資料的內(nèi)容是否填寫完整,資料是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù),技術(shù)資料內(nèi)容填寫不完整,資料是否存在數(shù)據(jù)涂改、不耐久字跡現(xiàn)象,資料的格式是否符合國家標準規(guī)定,如照片、錄音、錄像、電子磁盤及光盤等,均應檢查其存儲格式是否符合國家有關(guān)檔案規(guī)范要求,以保證今后能夠有效使用農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案。
農(nóng)網(wǎng)改造工程為農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展開辟了新天地,”跳出農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案看檔案”就是要在農(nóng)網(wǎng)改造工程的歷史大背景中審視農(nóng)網(wǎng)改造檔案所發(fā)揮的作用,使農(nóng)網(wǎng)改造檔案的資源優(yōu)勢和整體效應得以充分體現(xiàn)。在農(nóng)村電網(wǎng)改造工程檔案管理方面,沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可借鑒,許多工作都在探索中。雖然多年的工作實踐中取得了一定的經(jīng)驗,但還需要不斷完善和改進。進一步推進農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案管理工作和農(nóng)電管理再上新的臺階。(王帥 喬虹 侯宏偉 辛紅)