本報訊 堆積如山的紙質(zhì)憑證，一份份轉化為“云上”的數(shù)據(jù)；多維檢索、全鏈條互查，輕松實現(xiàn)線上操作；操作留痕、過程追溯，讓財務信息安全實現(xiàn)有效監(jiān)管……9月17日，國網(wǎng)福建省電力有限公司資金集約中心試點上線智慧財務電子檔案館滿一個月，標志著該中心實現(xiàn)全量業(yè)務電子化。
今年，國家電網(wǎng)有限公司開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點建設工作。作為試點單位，國網(wǎng)福建電力上線智慧財務電子檔案館，依托“智慧檔案管理系統(tǒng)”實現(xiàn)了財務電子檔案從采集、流轉、調(diào)閱、關聯(lián)應用到歸檔的全壽命周期管理，有效推進財務自動化、無紙化、智能化。試點上線以來，資金集約中心已實現(xiàn)全量業(yè)務電子化，完成憑證歸檔1793張、單據(jù)1209張、銀行回單結構化數(shù)據(jù)116227條，歸檔率均達100%。
據(jù)介紹，2021年國家出臺系列政策，使財政電子票據(jù)的管理“有法可依”，并進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作?！皣颐鞔_財政電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)具有同等法律效力，為財務管理向‘無紙化’邁進提供了良好的政策環(huán)境?！眹W(wǎng)福建電力財務部會計處處長池文磊介紹說。
作為國網(wǎng)福建電力實施電費賬戶“一省一行一戶”管理和付款“省級集中”業(yè)務支撐機構，資金集約中心業(yè)務涉及憑證、銀行回單等紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大。傳統(tǒng)紙質(zhì)裝訂、包膠、裝盒等流程煩瑣，歸檔占用空間大，匹配整理及信息查詢耗時長，打印存儲成本高。智慧財務電子檔案館實現(xiàn)了企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部相關會計記賬憑證、原始憑證的自動采集、匹配和歸檔，大大節(jié)省人力和歸檔成本，釋放了基層財務人員的力量。
資金集約中心財務核算部主任王瑜算了筆賬：該中心全年預計完成73萬張銀行回單、86萬條憑證分錄的自動匹配、核對，通過無紙化辦公，全年能節(jié)約原始憑證含銀行回單84萬余張，相當于節(jié)約A4打印紙1700余包，節(jié)約硒鼓消耗上百只， 把綠色發(fā)展理念落實到企業(yè)財務管理全過程。
全量業(yè)務電子化還能減少大量信息核對、紙質(zhì)交收、紙質(zhì)裝盒等人工操作，助力企業(yè)提質(zhì)增效。
除此之外，在智能化應用上，智慧財務電子檔案館還實現(xiàn)了憑證和回單的逐一對應。在“智慧檔案管理系統(tǒng)”中，財務專業(yè)人員不僅能看到一張回單的摘要、備注、保管期限等基本信息，還能通過查看業(yè)務信息，了解歸檔發(fā)票、業(yè)務單據(jù)、核算憑證全鏈條業(yè)務的關聯(lián)關系。智慧財務電子檔案館提供了全文檢索、摘要檢索等多維度組合條件檢索，確保了財務鏈路貫通，提升了內(nèi)控管理水平。
運用區(qū)塊鏈技術，智慧財務電子檔案館中的電子財務檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)上鏈存證，信息安全也更有保障。王瑜提到，與原有紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更易追溯憑證的調(diào)閱軌跡，為財務稽核和風險控制提供支撐。不僅如此，電子檔案內(nèi)置的動態(tài)水印還能有效防止泄密。此外，智慧財務電子檔案館還具備借閱到期自動提醒功能，確保檔案不遺失。
據(jù)悉，國網(wǎng)福建電力將持續(xù)推動歸檔內(nèi)容全覆蓋，完善合規(guī)標準和管理機制，真正推動財務職能從“規(guī)則處理型”向“數(shù)據(jù)分析型、決策支持型”轉變，支撐財務數(shù)字化轉型發(fā)展。
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