“運行已結(jié)束。”3月15日，廣東電網(wǎng)公司東莞供電局財務共享服務中心工程核算專責梁曉華的電腦右下角彈出一條提醒消息。在梁曉華參加財務培訓離座的1個小時里，RPA機器人快速高效地在財務系統(tǒng)推送了60張工程支付申請審批單。“以往，我們會計要手動關(guān)聯(lián)申請單據(jù)、再按權(quán)限傳遞給不同的審批負責人，現(xiàn)在都由機器人自動識別完成，節(jié)省了至少一半的時間，”梁曉華說。
為全面落實南方電網(wǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字電網(wǎng)建設(shè)工作要求，東莞供電局財務團隊努力發(fā)揮“財智”，創(chuàng)新思維，多措并舉，逐步邁向了財務經(jīng)營的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
RPA機器人為“賬房先生”減負
“東莞供電局平均全年財務憑證量均在5萬份以上、預算數(shù)據(jù)約8萬項、資產(chǎn)價值卡片約90萬項、月度平均資金流水記錄約1.5萬條、在建工程項目約9,000項、往來明細約4,000項以及會計檔案約3.8萬本等。”東莞供電局財務共享服務中心總經(jīng)理助理徐捷表示，面對龐大的業(yè)務量，以往財務人員總是加班加點，把精力耗費在這種機械式的操作上。
面對財務人員把太多精力與時間放在低賦值、高重復工作上的困境，東莞供電局財務團隊全面梳理工作流程，挖掘業(yè)務需求，借助機器人流程自動化技術(shù)(RPA技術(shù))，逐步實現(xiàn)了財務工作智能化替代。“目前團隊已經(jīng)成功開發(fā)了9個RPA機器人，分別應用在財務預算管理、資產(chǎn)設(shè)備對賬、銀行回單打印等環(huán)節(jié)，效率直線提升。”徐捷說。
RPA機器人的誕生，讓財務工作模式發(fā)生變化，也提高了工作效率。在供電成本預算完成情況統(tǒng)計方面，以前財務人員的操作涉及多個步驟，全程需耗時2小時以上。“團隊借助新引入的UiBot平臺，運用RPA技術(shù)開發(fā)‘財務數(shù)據(jù)查詢’機器人，實現(xiàn)了從登錄系統(tǒng)到數(shù)據(jù)處理分發(fā)上傳全過程均無人化操作，全程耗時僅2分鐘，對比人工操作，效率足足提升了60倍。”該局財務部預算分部高級經(jīng)理盧鍵明說。
同樣的高效率也體現(xiàn)在團隊開發(fā)其他機器人上。“出納選定回單日期，‘銀行回單打印’機器人按照預先設(shè)定的流程和鼠標動作，把銀行回單逐一打印并無一遺漏，每月可節(jié)省19個小時的人工打印時間。”該局財務共享服務中心資金結(jié)算分部高級經(jīng)理周智文介紹。
另外，“工程款自動提單制證”機器人可在會計下班后、開會培訓等離座的碎片時間，替代人工完成付款提單的所有步驟，全年可節(jié)省每人320個工時，減負率達15%。該機器人吸引了其他兄弟單位的財務人員咨詢與取經(jīng)。
機器助人的喜人效果引發(fā)了財務機器人雨后春筍般迸發(fā)，“自動推送電費收入制證”“銀企自動對賬”“付款自動分單”“付款進度跟蹤”“報表自動編制”等機器人在2020年相繼開發(fā)成功。“我下班了，機器人該上班了。”隨著各類機器人的誕生，財務人員的核算、對賬和統(tǒng)計工作壓力減少，這句話便成了該局財務團隊的口頭禪。
據(jù)悉，東莞供電局財務團隊計劃在2021年繼續(xù)開發(fā)建設(shè)智能化預算管理、資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控、在建工程預警、往來賬管理、稅務核算、資金管理和財務稽核等11個機器人項目，人機協(xié)同，讓財務人員從事更多高賦值、高效率的工作。
數(shù)據(jù)共享可視化讓“賬房先生”向“軍師參謀”轉(zhuǎn)變
為推動財務人員由“賬房先生”向“軍師參謀”的角色轉(zhuǎn)變，東莞供電局財務團隊率先推行了工程管理的數(shù)據(jù)共享、可視化理念。“歷年來東莞供電局的工程投資大、項目數(shù)量多，項目建設(shè)進度、資金支付進度與結(jié)(決)算進度等數(shù)據(jù)不易獲取。”該局財務部工程財務分部高級經(jīng)理尹沛霖介紹，為解決信息不透明不對稱的問題，2020年上半年，團隊精心研發(fā)了主網(wǎng)工程大數(shù)據(jù)共享可視化駕駛艙、“三位一體”資本性全方位看板、工程項目付款時序看板與轉(zhuǎn)資成熟度看板。“一艙三看板”這四大“參謀”手段牢牢穩(wěn)住工程建設(shè)的質(zhì)量和效益。
據(jù)悉，駕駛艙的數(shù)據(jù)來源于2020年在建的32個主網(wǎng)基建項目，駕駛艙顯示了主網(wǎng)工程的健康指數(shù)以及5個關(guān)鍵指標，將全局的主網(wǎng)工程關(guān)鍵指標如“投資成本進度”“資金使用情況”和“轉(zhuǎn)資完成情況”等以駕駛艙表盤的形式展示，既生動又便于使用者快速抓取信息。
如果說駕駛艙是一種宏觀整體的參謀工具，那么“三位一體”資本性全方位看板、工程項目付款時序看板與轉(zhuǎn)資成熟度看板便是為各工程部門量身定做的一對一服務。團隊以業(yè)務需求出發(fā)，以柔性化生產(chǎn)方式加工財務數(shù)據(jù)制定了滿足不同需要的展示看板。
“‘三位一體’資本性全方位看板的初衷是‘只看一張表’，將每項工程的投資進度、物資到貨、資金預算與轉(zhuǎn)資情況等糅合一體。”尹沛霖介紹，過去，財務人員每月都會接到今年我部門資本性預算下達了多少?這個項目已開支多少?項目投產(chǎn)了要什么時候做決算等諸如此類的問題，現(xiàn)在只通過發(fā)布全方位“一張表”，工程管理人員便定時掌握了以上信息，方便快捷。據(jù)悉，項目付款時序看板，它可“一鍵式”生成，利用機器人隨時、快捷匯集查看所有款項的付款進度，解決了業(yè)務經(jīng)辦人難以獲悉支付計劃與進度的難題，實現(xiàn)了資金支付的事先籌劃和統(tǒng)一調(diào)度功能。
截至今年2月，東莞供電局工程類業(yè)務月均掛賬單據(jù)有1283筆，數(shù)量多且涉及部門廣，相較以往財務人員通過電話或郵件一一溝通，相當耗費人力與時間，現(xiàn)今每月累計可節(jié)約溝通時間約為3個工作日;還有工程轉(zhuǎn)資成熟度看板，在工程投產(chǎn)前告知項目是否符合轉(zhuǎn)資條件，可轉(zhuǎn)資額有多少，從而加快項目投產(chǎn)轉(zhuǎn)資的進度。“一艙三看板”數(shù)據(jù)發(fā)布以來，業(yè)財部門減少了大量的溝通成本，各自提升了工作效率。
工程數(shù)據(jù)的共享可視，推動了傳統(tǒng)的工程財務記賬類向強大的服務定制類轉(zhuǎn)型，督促了各部門及時發(fā)現(xiàn)問題，推動工程建設(shè)“健康指數(shù)”的穩(wěn)步提高。
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