合同作為市場經(jīng)濟中市場主體交易的載體，是企業(yè)對外經(jīng)營的最主要的基礎(chǔ)性法律文書。企業(yè)合同管理一直以來都是企業(yè)全面風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的一項核心管理業(yè)務(wù)。“十三五”期間，南方電網(wǎng)公司高度重視合同管理工作，聚焦合同動態(tài)風(fēng)險有效防范，持續(xù)開展合同全過程管理優(yōu)化創(chuàng)新實踐，合同簽訂效率提升超過50%，合同標準文本使用率提高到90%左右，實現(xiàn)了效率和質(zhì)量雙提升，為提升企業(yè)法治能力提供了優(yōu)秀的實踐案例。
以問題為導(dǎo)向，實施“靶向”優(yōu)化
“為確保合同管理優(yōu)化工作真正取得成效，我們將問題診斷作為改進的起點和成效驗證的終點，通過“指標分析+現(xiàn)場調(diào)研”的方式剖析問題根源。”南方電網(wǎng)公司法規(guī)部總經(jīng)理唐遠東介紹，“為找準問題根源，我們組成了跨部門并涵蓋超高壓公司、貴州電網(wǎng)公司、海南電網(wǎng)公司、廣東電網(wǎng)公司廣州供電局等基層單位的合同全過程管理優(yōu)化項目組，實地調(diào)研15家基層單位，統(tǒng)計分析18125份數(shù)據(jù)樣本，全面梳理合同管理中存在的問題和痛點。”通過調(diào)研和指標分析，南方電網(wǎng)公司確定了精簡流程、提高效率、提升風(fēng)險管控水平的總目標，于2017年正式啟動了合同全過程管理優(yōu)化工作。
重點提升效率，有效解放合同承辦人
聚焦合同效率提升目標，南方電網(wǎng)公司堅持從合同承辦人、審查人等視角出發(fā)，重點從減少審查部門、減少審查角色和時限、優(yōu)化承辦人流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、優(yōu)化合同標準文本及合同變更流程5個方面進行重點優(yōu)化改進。“原來在合同審查過程中，所有的節(jié)點都必須通過承辦人流轉(zhuǎn)，合同承辦人反復(fù)操作發(fā)送既增加了工作量，又影響了合同審查效率。”云南電網(wǎng)公司法治合規(guī)共享中心合同管理科高級經(jīng)理凌波說，“南方電網(wǎng)公司實施合同全過程優(yōu)化改進后，取消了承辦人反復(fù)操作發(fā)送的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)根據(jù)判斷條件自動識別流轉(zhuǎn)角色，實現(xiàn)智能流轉(zhuǎn)，合同承辦人反饋工作量明顯減少，合同審查效率也顯著提高。”
經(jīng)過多舉措優(yōu)化，南方電網(wǎng)公司從招標到合同審批完畢平均用時從180天大幅縮短到80余天，提高合同管理效率超過50%。其中，合同審查時間從18.95天大幅縮短到9天，有效將合同承辦人等從合同審查等復(fù)雜流程解放出來。
堅持質(zhì)量為先，全面優(yōu)化管理
合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)約定的最主要文本，文本質(zhì)量的高低對于合同風(fēng)險防范至關(guān)重要。針對原有合同標準文本適用性不強等問題，南方電網(wǎng)公司進一步細化標準文本類型，優(yōu)化標準文本條款，減少標準文本需要合同承辦人員的填寫內(nèi)容，使標準文本更加符合實際需求，標準文本使用率從50%提高到90%。同時進一步明確合同審查人、承辦人審查職責(zé)與標準，提高合同辦理與審查質(zhì)量。將合同質(zhì)量等要求具化為可量化、可評價的指標，建立了集績效指標、分析指標和統(tǒng)計分析指標“三位一體”的合同流程管理評價考核指標體系，并與合同承辦、審查部門相關(guān)聯(lián)，有效促進合同管理水平的提升。
信息化支撐，發(fā)揮合同數(shù)據(jù)價值合同管理流程化、數(shù)據(jù)化等特征，使合同管理與信息化具有天然契合度。南方電網(wǎng)公司在開展合同全過程管理優(yōu)化中，持續(xù)推進優(yōu)化成果信息化，在固化成果應(yīng)用的同時，對合同信息進行層層挖掘，并以直觀、具象方式展現(xiàn)合同數(shù)據(jù)，使決策層、管理層和執(zhí)行層能夠全面、準確地了解、掌控合同數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮合同數(shù)據(jù)價值。
經(jīng)過合同全過程管理優(yōu)化，南方電網(wǎng)公司實現(xiàn)了提升風(fēng)險管控水平的目標。2019年，南方電網(wǎng)公司及其下屬公司均未發(fā)生我方承擔(dān)責(zé)任的重大合同案件。以優(yōu)化成果為基礎(chǔ)，廣東、云南電網(wǎng)公司等單位開展了“看得見”的法治、合同智能化審查等研究創(chuàng)新。
“十四五”是南方電網(wǎng)公司推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字電網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵時期，將風(fēng)險管理耦合進數(shù)字化轉(zhuǎn)型是法治工作支撐公司戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇，南方電網(wǎng)公司將以數(shù)字化、智能化為路徑，持續(xù)推進合同全過程管理優(yōu)化，為公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字電網(wǎng)建設(shè)賦能。
評論